Підбираючи кандидатуру на посаду помічника керівника, не варто забувати народну мудрість про те, що "свита робить короля".

"Потрібно: молода жінка, а краще - чоловік, віком від 21 до 30 років, з вищою освітою, презентабельною зовнішності (наскільки можна такий володіти в 20 років) і вільно володіє англійською мовою ".

Приблизно такими описами рясніють заявлені вакансії на посаду помічника керівника. Від цієї людини швидше потрібна життєвий досвід, ніж досвід роботи, - забронювати номер в готелі, купити квитки, відповідати на дзвінки, складати розклад для боса, вчасно повідомляти про майбутні зустрічі і т.д.

При вельми нехитрих вимогах боси хочуть бачити в ролі свого помічника людини, що володіє життєвою мудрістю, властивої людям років 60-ти, і здоров'ям і працездатністю, властивими юному віку. Мабуть, тому знайти такого помічника вельми важко.

Як ви яхту назвете - так вона і попливе

"Класний помічник керівника - настільки рідкісний фрукт, що боси часто водять їх з компанії в компанію, забезпечуючи роботою на довгий час. Але це тільки одна з причин, по яких професійні помічники велика рідкість, - вважає Маргарита Новікова, аккаунт-менеджер кадрового агентства SDStaff (штат - 25 чол.). - Друга проблема - невідповідність вимог, що пред'являються до кандидата і статусу помічника. Адже часто люди сприймають помічника керівника як простого секретаря. І багато амбітних і гідні кандидати вважають просто нижче своєї гідності брати участь у конкурсі на таку посаду ".

Ця невідповідність , на думку наших експертів, призводить до ще однієї проблеми при пошуку потрібної людини.

"Рік тому ми шукали помічника для нашого боса. Хотіли знайти людину, яка через певний час повинен був очолити новий відділ. Тому вимоги у нас були досить високі, - розповідає Ганна Головешко, керівник відділу по роботі з персоналом компанії FBranner (фінансовий консалтинг, штат - 60 чол.) - Після того, як ми дали оголошення, то були просто засипані величезною кількістю резюме і провели чимало співбесід. Але гідного кандидата так не знайшли. І часто дивувалися, чому на вакансію відгукуються люди, які явно не відповідають рівню помічника керівника. Виявилося, що люди під словом "помічник" розуміють "секретар". І навіть студенти з мінімальним досвідом роботи вважали, що цілком можуть зайняти цю посаду ".

До речі, переглядаючи вакансії на посаду помічника керівника, ми теж помітили, що роботодавці не обмовляють спеціально, кого шукає компанія: секретаря в приймальню або дійсно помічника. При однаковій назві і схожих вимогах в оголошеннях реальні функціональні обов'язки і міра відповідальності у цих людей різна. Тому на вакансії часто відгукуються зовсім не ті люди, яких шукає організація.

Олена Міщенко, директор кадрового агентства "Персонал Люкс" (Харків, штат - 20 чол.), згодна, що некоректне прописування вакансії значно ускладнює пошук. "Багато компаній вважають, що гарні назви посади якимось чином заманюють яскравих кандидатів. Це, звичайно, так (за умови відповідної оплати). Однак не варто забувати, що знайти людину - це півсправи, треба ще й утримати фахівця. Як тільки людина зрозуміє свої функціональні обов'язки, які не відповідають посаді, то він відмовиться від вашої пропозиції.

Наші фахівці з підбору персоналу рекомендують використовувати різні методи пошуку в залежності від того, чи шукаєте ви секретаря або помічника. "Якщо вам потрібен секретар, достатньо залишити оголошення в газеті чи на спеціалізованих сайтах. Я б ще порадила розширити пошук до студентів старших курсів. Сьогодні студенти добре володіють комп'ютером та оргтехнікою. До того ж вони більш старанні і менш вибагливі, ніж вже досвідчені співробітники. Та й запити по зарплаті у них нижче, - радить Маргарита Новікова. - Якщо ж ви шукаєте помічника, зверніться в спеціалізовані агентства. Вони гарантують вам правдиві рекомендації претендента, а значить, і його благонадійність.

Чоловіки проти жінок

Традиційно вважається, що посаду помічника керівника і тим більше секретаря - жіноча доля. Однак на практиці виявляється, що попит на помічників-чоловіків набагато вище, ніж на жінок.

"Оскільки діяльність помічника керівника пов'язана з тісним контактом з босом, то щоб уникнути морально-етичних проблем деякі компанії хочуть бачити на цій посаді чоловіка".

Володимир Загребельний, директор фірми "Укрстройпоставка" (штат - бл. 70 чол.), З особистого досвіду радить брати помічником чоловіка у випадку, якщо у функціональні обов'язки входить взаємодія з іншими співробітниками, донесення до відома співробітників наказів боса і контроль над їх виконанням. Особливо, якщо це виробничі або будівельні компанії, де 90% персоналу - це чоловіки. Крім того, якщо діяльність боса пов'язана з постійними поїздками, в яких його повинен супроводжувати помічник, то жінка тут теж не підійде.

Визначаючи стать майбутньої помічника, керівники часто роблять помилку, слідуючи стереотипам, вважає Іван Вачков, психотерапевт Центру психології "Психея". "Бос, який шукає собі фактично заступника, який пізніше візьме на себе деякі функції, віддає перевагу чоловікам. Якщо ж це секретарська посаду - то жінку. Але, підбираючи собі потрібного кандидата, керівнику варто пам'ятати, що жінки сьогодні далеко не позбавлені амбіцій, і якщо ви не готові запропонувати дамі подальшу перспективу росту, то не варто вибирати амбітної людини. Інакше ви будете приречені постійно міняти свого помічника.

Наш експерт-психолог радить фахівцям з персоналу враховувати також і стереотипність мислення самих кандидатів. Варто пам'ятати, що чоловіки не сприймають слова "секретар", "асистент", "особистий помічник" - це зачіпає їх самолюбство. Просто "помічник" буде найоптимальнішим варіантом.

Ціна питання

Зарплатна вилка для помічників велика: від $ 300 до $ 1000. У першу чергу розмір оплати залежить від функціональних обов'язків такої людини. Якщо вони обмежуються секретарськими функціями, то більше $ 450-500 пропонувати не варто. Якщо ж помічник є фактично правою рукою боса, то йому пропонують близько $ 1000, а то й більше, хоча це рідкість.

"Наша статистика показує, що в нижній частині" зарплатної вилки "більше жінок, у верхній - чоловіків. Компанії спочатку пропонують чоловікам десь на $ 300 більше. Справедливо це чи ні, але компанії змушені йти на такий крок. Чоловіків, готових працювати в цій сфері, мало, а попит на них з кожним роком все більше ", - говорить Олена Міщенко.

Регіональні відмінності в зарплатах поширюються тільки на секретарів.


Якщо в містах-мільйонниках вони отримують $ 350-500, то в невеликих містах України - $ 100-200. А ось зарплати помічників керівника не особливо залежать від регіону. Наші експерти пов'язують це з тим, що на периферії дозволити собі посаду помічника керівника можуть тільки великі і, само собою, багаті компанії.

Значна різниця є і в додатковому стимулюванні секретарів і помічників керівників. Фахівці першої категорії задовольняються загальними для всіх співробітників фірми привілеями, але іноді обділені і в цьому, оскільки вважаються низькокваліфікованих і легкозаменімимі співробітниками. Друга ж категорія - помічники керівника - як правило, отримує додаткові привілеї від компанії.

Оксана Лебедєва, помічник керівника маркетингового агентства CMG (штат - 60 чол.), Стверджує, що немає єдиної схеми заохочення помічників - все залежить від керівника. "Часто спілкуючись з" себеподобних "по роботі, я знаю, що з найбільш поширених привілеїв для помічника можна назвати особисті премії боса за добре виконану роботу; можливість користуватися службовим автомобілем, якщо він не потрібен начальнику; додаткові відрядження та вільний час у відрядженнях; місце парковки, бензин, автосервіс для особистого автомобіля; додаткові вихідні дні, коли бос сам відсутній або не потребує у своєму помічнику ".

" Керівникам варто пам'ятати, що подібні преференції - це необхідність, а не розкіш. Оскільки помічники , як правило, працюють на одному рівні з босом, в ненормированном режимі, зазвичай в стані стресу, оскільки змушені виконувати кілька доручень відразу. І все це куди за менші гроші, ніж сам бос ", - говорить Маргарита Новікова. Наш експерт, крім перерахованого, радить зробити деякі поблажки для жінок, які знаходяться в постійних відрядженнях з босом. Наприклад, у вигляді додаткового вихідного дня після поїздки. Це компенсує постійні розлуки з рідними та допоможе уникнути "бунту" з боку останніх.

Особиста сумісність

Вимоги до навичок претендентів досить лаконічні і прості: вища освіта , досвід роботи, знання ПК, оргтехніки, діловодства та англійської мови. Перевірити наявність цих знань не складає труднощів. Досить поглянути на диплом претендента, попросити рекомендації з минулого місця роботи, дати текст для перекладу або поспілкуватися з претендентом на англійській мові.

Куди більш жорсткі вимоги стосуються особистісних якостей, психологічних характеристик і знань ділового етикету претендента. Пов'язано це, по-перше, з принципово важливим моментом сумісності боса і помічника; по-друге, з необхідністю спілкуватися з великою кількістю людей, які за своїм статусом набагато вище, ніж сам помічник, брати участь у переговорах і бути присутнім на банкетах; по-третє, з ненормованим робочим днем і постійними стресами.

Оксана Лебедєва поділилася своїм досвідом проходження співбесіди на посаду помічника керівника, де перевірялося знання ділового етикету. "Одне з співбесід проводилося в ресторані. Хоча я про це не знала і не була готова до такого. Мене просто відвезли в дорогий ресторан, запропонували замовити страви і спостерігали. Пізніше до нас приєднався ще один чоловік. І мені довелося обідати в групі незнайомих людей , які говорили на теми, в яких я добре розбираюся, роблячи, як виявилося, свідомо грубі помилки в цифрах. Вони спостерігали за моєю реакцією, - розповідає Оксана. - Звичайно, я пережила стрес, але об'єктивно - це хороший спосіб побачити людину в дії . Він, може, здасться спочатку надмірно витратним, але можу точно сказати: претенденти навряд чи будуть замовляти багато ".

Перевірити знання ділового етикету - це ще не все. Головне - пам'ятати, що помічник керівника вельми специфічна посада. При всій її важливості людина, яка її займає, по суті позбавлений високого соціального статусу, положення в компанії і в суспільстві.

"Важливо вибирати людину, з одного боку, не позбавленого амбіцій, а з іншого -який знає своє місце, не марнославного. Адже він повинен постійно триматися в тіні свого боса. Це як хороший дворецький - його не видно, але він завжди до твоїх послуг. Щоб з'ясувати, чи є кандидат такою людиною, можна провести психологічні тести. Природно, для цього потрібна допомога професіонала, - каже Іван Вачков. - Головне - не вибрати демонстративного людини. Таких видно відразу на співбесіді: вони весь час говорять "я" і постійно хваляться, використовуючи "барвисті" обороти у своєму оповіданні. Багато хто сприймає таке красномовство як впевненість в собі, насправді така людина - явно провальна кандидатура ".

За допомогою психологічного тестування можливо виявити й інші необхідні особистісні якості, такі як комунікабельність, впевненість у собі, стресостійкість, гнучкість. Це ще одна причина, по якій варто звернутися в спеціалізоване агентство або скористатися допомогою фахівця-психолога.

Перевірити стресостійкість та вміння "викручуватися" зі складних ситуацій можливо, навіть не вдаючись до тестових методик. Іноді боси дають потенційним помічникам завдання домовитися про зустріч з високопоставленим людиною, яка свідомо відмовиться. Бос може побачити, які можливі дії зробив претендент, які варіанти вирішення проблеми пропонує, наскільки готовий до поразки і т.д.

Головною проблемою для помічника керівника може стати психологічна несумісність цих людей. Тому рекрутери радять керівникам обов'язково взяти участь у співбесіді. Тільки при особистому контакті люди інтуїтивно можуть відчути, чи зможуть вони працювати в одній команді.

А перевірити надійність кандидата, який повинен вміти "тримати язик за зубами", можна, поставивши запитання про промахи і помилки колишнього боса. Навряд чи розумна людина почне живописати на подібну тему.

Як відрізнити підробку:

  • Оскільки самі фахівці з персоналу не поділяють секретаря і помічника керівника, необхідно ретельно перевірити колишній досвід претендента.
  • Ретельно вивчіть реальні причини зміни роботи. Помічник керівника - досить привілейована фігура для боса. І той факт, що бос відпустив свою "праву руку", говорить про можливі проблеми саме з претендентом.
  • Статистика показує, що серед помічників керівника багато вірних людей, які залишаються відданими раніше "господареві". Брати помічника керівника, раніше працював на конкурентів, - великий ризик.